office Windows アプリケーション

[Access] アクションクエリを活用したデータ集計

こんにちは。Accessは基本的にはデータベースを管理するためのソフトなので、データ形式を正しくしたり、重複を防止することが得意です。

そこで、excelの表を集計することにaccessの機能を補助的に利用することがあります。

対象：office2010, 2013, 2016

キーワード：アクションクエリ、テーブル作成クエリ、追加クエリ、エクスポート、リンクテーブル、
 

全体の流れを整理しましょう。

1. 一般作業者は日常業務の中で７つのexcelファイルで勤怠情報を管理しています。
2. 日常業務でexcelで使うすることで、accessの知識のない人でも入力することができます。
3. 集計者は、定期的にaccessを利用して集計作業を行います。
4. まず、リンクテーブルを利用しますパソコン内の指定されたexcelに関連付けられているので、自動的にデータが更新されます。
5. クエリを実行すると、指定されたテーブルのデータを組み合わせて、集計が実行されます。この時、テーブル作成クエリは、結果をただ表示するのではなく、テーブルとして保存します。すでに前回結果のテーブルが残っていると、削除してよいか確認のメッセージが表示されます。
       テーブル作成クエリを実行すると、新しくテーブルが作成されます。このアクションクエリを実行してもよろしいですか？
       既存のテーブルは、クエリを実行する前に削除されます。よろしいですか？
       702件のレコードが新規テーブルにコピーされます。よろしいですか？
6. すでにあるテーブルにクエリの結果を追加する時には、追加クエリを実行します。以上の2つのアクションクエリによって、関連付けられているexcelの現在のデータをもとに集計のテーブルが準備されます。
7. 最後に、excelで利用できるようにエクスポートをすることでexcelファイルとして保存します。

アクションをつなげていくことでデータベースから結果を加工していくためにaccessを利用することができます。